واچر هتل چیست، چه کاربردی دارد و آن را چطور دریافت کنیم؟
یکی از دغدغه کسانی که برای سفرهای داخلی و خارجی اقدام می‌کنند، محل اقامت است. در سفرهای داخلی می‌توانید در شهر مقصد نیز برای رزرو اتاق هتل اقدام کنید، اما در سفرهای خارجی لازم است قبل از دریافت ویزا برای رزرو هتل و دریافت واچر هتل اقدام کنید.
در هر سفری، هزینه‌هایی وجود دارد که شامل هزینههای تور، هزینههای اقامت و غیره هستند، این هزینه‌ها اگر از قبل پرداخت شوند به راحتی می‌توانید از آن خدمات استفاده کنید و دیگر دغدغه‌ای نخواهید داشت.
در این مقاله قصد داریم تا شما را با اصطلاحی خاص در صنعت گردشگری و هتل‌داری آشنا کنیم که «واچر هتل» نام دارد.
در ادامه اطلاعات بیشتری از اینکه واچر چیست و برای دریافت آن باید چکار کنید در اختیارتان قرار خواهیم داد.
واچر هتل دقیقا چیست؟
واچر (Voucher) یکی از اصطلاحات پِرکاربرد در صنعت گردشگری است.
معمولاً وقتی از این اصطلاح استفاده می‌شود که مسافر برای خرید بلیط هواپیما یا رزرو هتل اقدام می‌کند. در اصل اصطلاح واچر در هر سفری به هزینههای گفته می‌شود که از قبل پرداخت شده‌اند.
واچر سندی است که مشخص می‌کند شما هزینه تور، هزینه بلیط هواپیما و هزینه هتل و هزینههای جانبی دیگر را پرداخت کرده‌اید.
واچر در واقع همان رسید هتل است که بعد از رزرو کردن اتاق مورد نظرتان در اختیار شما قرار گرفته و به مفهوم تأییدی بر خرید توسط مشتری است؛ بنابراین زمانی که از قبل واچر را دریافت کرده باشید می‌توانید در هتل مورد نظر خود بدون هیچ مشکلی اقامت داشته باشید.
واچر می‌تواند غیر از هزینه اتاق، هزینههای جانبی دیگر را نیز شامل شود و این موضوع به شرایط و نوع ارائه خدمات هتل دارد.
واچر هتل معمولاً به دو صورت صادر خواهد شد.
یکی برای وقتی که مسافر به صورت مستقیم برای رزرو هتل اقدام می‌کند و دیگری در شرایطی است که از طریق آژانس‌های گردشگری یا سایت‌های رزرو آنلاین هتل، اتاق رزرو می‌شود.
در شرایطی که به صورت مستقیم برای رزرو هتل اقدام کرده‌اید، رسید پرداخت هزینه که معمولاً از طریق ایمیل دریافت می‌شود، همان واچر شما خواهد بود.
اما در شرایطی که از طریق آژانس‌های گردشگری یا سایت‌های رزرو آنلاین هتل، برای رزرو اتاق اقدام کرده باشید، واچر رسیدی است که به صورت دستی و اینترنتی دریافت خواهید کرد.
واچر اطلاعاتی شامل اطلاعات شخصی مسافر و اطلاعات هتل می‌شود و در نهایت نیز در اختیار مشتری یا همان مسافر قرار خواهد گرفت.
رزرو هتل کار چندان ساده‌ای نیست و شاید گاهی به کمی راهنمایی مثلا در مورد اینکه ستاره های هتل برای چیست و بر چه اساسی داده می‌شوند، نیاز داشته باشید.
چرا باید واچر هتل را دریافت کنیم؟
آیا برای شما هم اتفاق افتاده که به شهری دور سفر کرده‌اید اما به دلیل شلوغی نتوانسته باشید اتاقی در هتل‌های شهر رزرو کنید؟
برای خیلی از مسافران راه دور این اتفاق افتاده است و در این شرایط بوده که ترجیح می‌دادند قبل از سفر، اتاق مورد نظرشان را رزرو می‌کردند.
همان‌طور که اشاره کردیم، واچر سندی است که نشان می‌دهد شما اتاقی از یک هتل را رزرو کرده‌اید و بنابراین دیگر نگرانی بابت محل اقامت خود در شهری دیگر نخواهید داشت.
در واچر هتل چه اطلاعاتی ثبت می‌شود؟
واچر معمولاً حاوی اطلاعات مسافر و اطلاعات محل اقامت خواهد بود. اطلاعات این سند مهم به شرح زیر هستند.
- اطلاعات آژانس مسافرتی
- شماره شناسایی تأمین‌کننده محل اقامت
- تأییدیه رزرو هتل یا شماره کانفرم هتل (به‌صورت کدی منحصر‌به‌فرد)
- اطلاعات مسافر (شامل اطلاعات شناسنامه‌ای و شماره گذرنامه به همراه شماره ملی)
- اطلاعات هتل رزرو شده (نوع اتاق، امکانات و غیره)
- تاریخ رزرو هتل (شامل تاریخ Check in و Check out یا همان زمان ورود و خروج از هتل)
نکات مهم پس از دریافت واچر
پس از ثبت شدن رزرو اتاق هتل، حتماً واچر را دریافت کرده و اطلاعات روی آن را با دقت بخوانید. اگر اطلاعات درج شده در واچر با اطلاعات شما یا نوع درخواستتان مغایرت داشته باشد نمی‌توانید از این واچر استفاده کنید؛ بنابراین اطلاعات روی واچر را که شامل اطلاعات شخصی و اطلاعات رزرو اتاق در هتل است را بررسی کرده و در صورت دیدن کوچکترین مغایرتی برای اصلاح آن اقدام کنید.
زمانی که درخواست ویزا می‌دهید، باید از قبل هتل رزرو کرده باشید. واچر باید رسمی و قانونی باشد و در آن اطلاعات کاملی از جمله اطلاعات شناسنامه‌ای شما و اطلاعات هتل شامل نوع اتاق، تاریح ورود و خروج و مدت اقامت درج شده باشد.
توجه داشته باشید که در صورت غیررسمی یا غیرواقعی بودن واچر، سفارت می‌تواند درخواست ویزای شما را رد کند.
اگر می‌خواهید از انتخاب اتاق خیالتان راحت باشد، این راهنما را درمورد انواع اتاق هتل بخوانید.
کجا واچر هتل را باید به همراهتان داشته باشید؟
واچر هتل باید در زمان اقدام برای دریافت ویزا در سفارت مورد نظرتان، همراهتان باشد. از طرفی در صورت لزوم واچر را باید پس از رسیدن به مقصد به هتل مربوطه نشان دهید تا اقدامات لازم انجام شود.
توجه داشته باشید که با رزرو آنلاین هتل و دریافت واچر، اطلاعات شما به صورت خودکار در سیستم هتل ثبت شده و دیگر نیازی به ارائه واچر نخواهد بود.
در برخی موارد که اطلاعات شما اشتباهاً ثبت شده یا هتل اشتباهاً اتاق شما را به فرد دیگری داده است، می‌توانید با ارائه واچر مشکل را برطرف کنید.
نکات مهم در مورد واچر
برای دریافت واچر باید نکات مختلفی را مد نظر داشته باشید که در ادامه به بررسی آن‌ها می‌پردازیم.
- اطلاعات شخصی شما که در واچر درج می‌شود باید با اطلاعات پاسپورت کاملاً مطابقت داشته باشد.
- واچر به دو زبان انگلیسی و فارسی صادر می‌شود. واچر انگلیسی مختص سفرهای خارجی است.
- بعد از صادر شدن واچر، اطلاعات درج شده روی آن را با اطلاعات اتاق مورد نظرتان مطابقت دهید. این امر ضروری است؛ چون وقتی واچر را تحویل متصدی هتل می‌دهید در واقع تنها همان اتاقی برای اقامت در اختیار شما قرار می‌گیرد که اطلاعات آن در واچر ثبت شده است.
- در سفرهای خارجی که نیاز به صدور ویزای شینگن دارند، باید قبل از دریافت ویزا برای رزرو هتل اقدام کنید. در این شرایط دریافت واچر امری ضروری است؛ چون باید واچر را به سفارت تحویل دهید. در واقع واچر ثابت می‌کند که قبل از پرواز هتل مورد نظرتان را در مقصد رزرو کرده‌اید.
- در سفرهای خارجی باید دقت کنید که واچر صادر شده باید رسمی باشد، در غیر این صورت ممکن است سفارت با درخواست ویزای شما موافقت نکند.
- در سفرهای خارجی رسیدی که برای واچر پرداخت کرده‌اید را همراه ببرید تا در صورت لزوم به کارشناس سفارت ارائه دهید. علت آن است که در واچر اطلاعات هزینه پرداختی به هتل درج نمی‌شود و ممکن است سفارت بخواهد رسید پرداخت را ببیند.
- سعی کنید هتلی را انتخاب کنید که در مرکز شهر قرار دارد و از رزرو هتل‌های حواشی شهر خودداری کنید.
پاسخ به سوالات متداول درباره واچر هتل
هزینه رزرو هتل به صورت آنلاین و در زمان ثبت اطلاعات مسافر دریافت می‌شود.
متأسفانه بعد از ارسال اطلاعات به هتل، امکان تغییر درخواست وجود ندارد و به همین دلیل نیز مسافر باید رزرو جدیدی را انجام دهد.
رزرو قطعی هتل و پرداخت تمام هزینه آن هیچ کمکی به صدور ویزای شما نخواهد کرد؛ بنابراین در شرایطی که احتمال ریجکتی وجود دارد، بهتر است برای رزرو قطعی هتل اقدام نکنید. برخی از سفارت‌ها اعلام می‌کنند که برای صدور ویزا نیاز به رزرو قطعی است، پس این اطلاعات را از سفارت خود دریافت کنید.
کانفرم هتل در واقع همان واچر هتل بوده و سندی است که نشان می‌دهد شما کدام اتاق را در کدام هتل و برای چه مدت رزرو کرده‌اید.