رازهایی درباره دورکاری که مدیران و کارمندان اغلب نمی‌دانند
در این مطلب به دورکاری و تمام جزئیات آشکار و پنهان آن می‌پردازیم. دورکاری اغلب برای کارمندان دورکار و مدیرانی که نیروی دورکار دارند نگرانی‌هایی در پی دارد. در دورکاری به دلیل این‌که افراد ارتباط فیزیکی ندارند، نوعی از بی‌اعتمادی نسبت به یک‌دیگر را تجربه می‌کنند که اگر راه‌های مدیریت آن را ندانند بی‌شک به از بین رفتن رابطه کاری می‌انجامد. در این مقاله به معایب، مزایا و شیوه‌های مدیریت دورکاری برای مدیران و کارمندان پرداخته‌ایم، شرایطی که ویروس کرونا برای ما ایجاد کرده است و هم‌چنین زندگی در شهرهای بزرگ و شلوغ ما را ناگزیر از رویارویی با این پدیده می‌کند. با جاباما باشید تا بدانید چطور می‌توانید از دورکاری یا داشتن نیروی دورکار لذت ببرید.
دورکاری، مفهومی است که هرچند در سال‌های اخیر گسترش بسیاری
پیدا کرده است، اما هنوز به جایگاهی برابر با کار کردن در یک محیط کاری مثل اداره
و یا شرکت نرسیده است. از همین رو شاید بتوانیم بگوییم دورکاری با این‌که اکنون
برای اکثر ما مفهومی آشناست اما هنوز هم کمی غریبه است. پیشرفت تکنولوژی و
ابزارهای ارتباط از راه دور باعث شده است در این سال‌ها برای مشاغلی که لزوما نیاز
به حضور فیزیکی فرد در محیط کاری ندارد، بسیاری از افراد به دورکاری روی بیاورند و
بسیاری از شرکت‌ها نیز تصمیم بگیرند افراد دورکار را استخدام کنند.
اتفاقاتی که در این چند ماهه اخیر و در مواجهه جهان با ویروس نیرومند و ویران‌گر کووید ۱۹ رخ داد، باعث شد معنای بسیاری از چیزها که تا پیش از این ما به عنوان انسان‌های این قرن به آن‌ها عادت کرده بودیم، به طور کلی در ذهنمان واژگون شوند. تغییر مفاهیم و معناها به طور جدی سبک زندگی همه ما را در جهان تحت تأثیر قرار داد.
ما دیگر انسان‌های قبل از کرونا نیستیم و این موضوع در شیوه ارتباط برقرار کردن ما با اطرافیان‌مان، جهان پیرامون‌مان، تفریحات و سرگرمی‌های‌مان، کار کردن ما و حتی خودمان تغییر کرد. این انقلاب ناخواسته اگرچه بسیاری از لذت‌ها را از ما دریغ کرد و اگرچه بسیار ویران‌گر بود اما از طرفی باعث شد بعضی از مفاهیم و شیوه‌های زندگی جایگزین شیوه‌های قدیمی و عزیز ما بشوند. درواقع ما مجبور شدیم سر بگردانیم و در مفاهیمی که شاید پیش از آن زیاد برای‌مان مهم نبودند، درنگ کنیم.
یکی از این مفاهیم همین دورکاری بود. واژه‌ای که می‌توان گفت به اندازه دوران قبل از کرونا و در این قرنطینه جهانی دیگر چیز غریبی نیست. بعد از این اتفاقات بسیاری از شرکت‌ها در سراسر دنیا مجبور شدند کارمندانی را که در یک قرنطینه همگانی به سر می‌بردند به کار کردن در آن دعوت کنند.
دورکاری چیست؟
اما به طور دقیق دورکاری چیست؟ چه مزایا و معایبی برای
کارمندان دورکار دارد؟ نگرانی‌های شرکت‌ها از این شکل از کار چیست و آیا این
نگرانی‌ها به جاهستند؟ اگر می‌خواهید پاسخ تمام این سوالات را به طور دقیق بدانید
با ما همراه باشید تا در این مقاله تمام گفته‌ها و ناگفته‌های دورکاری، انواع آن و
ابعاد پیدا و پنهان آن را بررسی کنیم.
همان‌گونه که از ظاهر این کلمه پیداست، دورکاری کاری است که در مکانی خارج از دفتر یا شرکت و اداره انجام می‌شود. دور را تصور کنید، به یاد بیاورید شهر دور را که در سریال کلاه قرمزی، فامیل دور از آن‌جا می‌آمد، این یک شوخی نیست، یک استعاره است که به ما کمک می‌کند با این مفهوم بهتر و بیشتر آشنا شویم.
شهر دور شهری انتزاعی بود با ویژگی‌ها منحصر به فرد خود و حتی لهجه و گویش و آداب و رسوم ویژه‌اش که در آن سریال، شخصیت عروسکی فامیل از آن‌جا می‌آمد. حال اگر شما مدیر هستید و به این فکر می‌کنید که آیا باید نیروی دورکار داشته باشید یا نه، در صورتی موفق خواهید شد که یک نمایندگی از شرکت خود در شهر انتزاعی دور بسازید با قوانین و آداب و رسوم مشخص و مخصوص خودش. اگر هم قرار است به عنوان کارمند، شهروند این شهر شوید باید آداب و رسوم این شهر را بشناسید و لهجه آن را فرا بگیرید.
انواع دورکاری
دورکاری به دو نوع کلی تقسیم می‌شود. در اصطلاح انگلیسی این دو نوع remote job و freelance job نامیده می‌شوند.
Remote job یا همان دورکاری شیوه‌ای است که فرد در استخدام یک شرکت یا مؤسسه دولتی یا غیردولتی است که دارای همان ساعات کاری مطابق با کارمندان حضوری و شرح وظایف دقیق و ماهانه با دریافت حقوق ماهانه مشخص و قرارداد است، اما freelance job به شغلی گفته می‌شود که در آن فرد در استخدام یک شرکت نیست، بلکه برای شرکت‌های مختلفی ممکن است کار کند بدون آن که محدودیت‌های استخدام در آن‌ها را داشته باشد.
این نوع کار اغلب به صورت پروژه‌ای انجام می‌شود و حقوقی که فرد دریافت می‌کند به صورت دریافتی مشخص ماهانه نیست، در این گونه مشاغل فرد به اندازه کاری که انجام می‌دهد حقوق می‌گیرد. این دو نوع کار اگرچه با یک‌دیگر در ماهیت خود متفاوت هستند اما شباهت‌های بسیاری در مزایا و معایب برای کارمندان و کارفرمایان دارند.
همه آن چیزی که مدیران باید راجع به مدیریت
نیروهای دورکار بدانند
اگر شما کارفرما یا مدیر هستید، حتما در مواجهه با این نوع کار در ذهنتان با تناقضات زیادی روبه‌رو هستید. حرف و حدیث‌هایی که درباره این نوع کار کردن می‌شنوید حتما شما را نگران می‌کند. اما بگذارید با یک‌دیگر صادق باشیم. تمام این نگرانی‌ها از آن‌جا ناشی می‌شود که شما به عنوان یک مدیر روحیه‌ای کنترلگر دارید، که اگر نداشته باشید قادر به مدیریت نخواهید بود. این یک ویژگی منحصر به فرد در شماست که شما در راهی مثبت از آن بهره می‌گیرید و بسیار ارزشمند است.
اما فکر نمی‌کنید وقت آن رسیده که کنترل‌گری خود را با شیوه‌ای مدرن و پیشگام اعمال کنید؟ در ظاهر این‌گونه به نظر می‌رسد که شما به عنوان یک مدیر وقتی نتوانید حضور فیزیکی کارمندانتان را احساس کنید، گویی کنترلی بر آن‌ها و اعمالشان ندارید. این‌که آن‌ها جلوی چشم شما نباشند شما را نگران می‌کند و دائم با خود درگیر این مسئله هستید که آیا کارمند دورکارتان کارش را درست انجام می‌دهد یا خیر.
این نگرانی تا اندازه بسیار زیادی قابل قبول است اما بگذارید خیالتان را راحت کنیم. اگر در زمان استخدام، نیروی مناسبی را گزیده باشید اکنون وقت اعتماد است. اعتمادِ از روی آگاهی و شناخت، همیشه باعث بهبود نتیجه کار و بهره‌وری و کارآمدی و نشاط و از همه مهم‌تر تعهد بیشتر کارمندان شما می‌شود.
به آمار اعتماد کنید طبق یک نظرسنجی در سال ۲۰۱۶ در آمریکا مشخص شد که ۹۱ درصد از شرکت‌کنندگان در این نظرسنجی زمانی که در منزل کار می‌کنند وظایف بیشتری را انجام می‌دهند و احساس نشاط و رضایت کاری بیشتری دارند. هم‌چنین طبق مطالعات دوساله دانشگاه استنفورد در سال ۲۰۱۹ کارمندان دورکار باعث افزایش بهره‌وری شرکت می‌شوند.
همان‌گونه که شما شخصیتی کنترلگر هستید و تمایل به کنترل افراد در محیط کاری دارید، امری که بی‌شک همین شما را به موفقیت کاری تا کنون رسانده است، اما همان‌قدر هم میل به آزادی و دوری از کنترل شدن در تمام افراد وجود دارد، گاهی حتی این میل می‌تواند به بازیگوشی و نوعی لجبازی در کارمندان بینجامد.
این موضوع امری طبیعی است و شما به جای عصبانی شدن از آن در جایگاه یک مدیر باید سعی کنید کارمندانتان و احساس نیازشان به آزادی را درک کرده و با شیوه‌های مدرنی که امتحانشان را پس داده‌اند به نتیجه مطلوب خود برسید. اما برای ایجاد شرایط دورکاری درست در مقام یک مدیر چه کارهایی باید انجام دهید؟
۶ پیشنهاد فوق‌العاده برای مدیران در جهت افزایش
بهره‌وری کارمندان در شرایط دورکاری
همان‌گونه که در بندهای قبل گفتیم، دور را شهری انتزاعی تصور کنید و قوانین آن شهر را خودتان بسازید و شهردار آن باشید. برای آن‌که شهری با بالاترین درجه در منطقه دور داشته باشید رعایت چند نکته ضروری است
1- اعتماد کنید. مهم‌ترین نکته برای ساختن آرمان‌شهر دور شما این است که احساس اعتماد و امنیت را ابتدا در خود ایجاد کنید و سپس شک نکنید که شهرتان امن خواهد شد و شما و کارمندانتان در شهر دور می‌توانید زندگی مسالمت‌آمیز و آرامی را با بالاترین میزان بهره‌وری در آن شهر داشته باشید.
2- هر شهری برای مدیریت شدن، نیاز به کنترل و نظارت دارد. شهر دور خود را از جایی که هستید نظارت کنید. شما می‌توانید با سیستم‌هایی نظارتی که برقرار می کنید دورادور ساکنان شهرتان را مدیریت کنید.
خوشبختانه تکنولوژی امکانات مناسبی را برای این منظور برای شما فراهم کرده است. برای مثال می‌توانید از کارمندانتان بخواهید در ساعات مشخص کاری مثلا از ۸ صبح تا ۵ بعدازظهر آنلاین و در دسترس باشند.
می‌توانید از یکی از نرم‌افزارهای ارتباطی هم‌چون skype یا whatsApp استفاده کنید. بدین ترتیب هم شما می‌توانید به صورت مداوم از کار کردن نیروهایتان مطمئن شوید، هم آن‌ها حضور و مدیریت شما را احساس می‌کنند و جالب است بدانید که احساس مدیریت شدن اگر طبق اصول درست مدیریتی پیش بروید، اغلب در کارمندانتان احساس امنیت نسبت به وضعیت شرکت را ایجاد می‌کند.
احساس امنیت و مورد اعتماد واقع شدن که در بند قبل به آن اشاره کردیم در کنار هم معجونی درست می‌کند که طعم تعهد در آن جاریست.
3- علی‌رغم گسترش و پیشرفت تکنولوژی در زمینه ارتباطات افراد، هنوز هیچ چیزی نتوانسته است جای ارتباطات فیزیکی و دیده شدن و احساس صمیمیتی که برخورد فیزیکی در فرد ایجاد می‌کند را بگیرد. بدانید و آگاه باشید که همین احساس صمیمیت می‌تواند در ایجاد تعاملی سازنده میان شما و کارمندانتان و افزایش تعهد و خلاقیت آن‌ها مؤثرترین موضوع باشد.
سعی کنید با نیروهای کاری خود که در شهر دوری که ساختید ساکن هستند تماس های ویدئویی برقرار کنید. سعی کنید حداقل هفته‌ای یک بار بدون دلیل کاری در ساعات کاری با آن‌ها از طریق تماس ویدئویی احوال‌پرسی دوستانه برقرار کنید. بگذارید کارمندانتان احساس کنند برایشان بیشتر از کار ارزش قائل هستید و ترجیح می‌دادید حضور فیزیکی آن‌ها باعث گرمی محیط شرکتتان شود. حداقل یک بار امتحان کنید و تأثیر فوق‌العاده آن را ببینید.
4- برای یک شهردار خیلی دشوار است که بدون حضور داشتن در شهرش آن را مدیریت کند. این موضوع گاهی نیازمند نشان دادن اقتدار شما هم هست.
پس اگر احساس کردید یکی از شهرواندان شهر دورتان دارد از اعتماد شما سوء استفاده می‌کند یا دست‌کم هنوز به طور کامل به قوانین شهر دور واقف نیست، سعی کنید اقتدارتان را از طریق همان ابزارهای ارتباطی نشان دهید. شرایط و قوانین شهر دور را برایش توضیح دهید و او را متوجه کنید که عدم حضور فیزیکی شما در کنار او به معنای عدم حضورتان به صورت کلی نیست.
5- سعی کنید حداقل به صورت ماهانه با ارسال آیین‌نامه‌هایی از شهر دور و یا یک گزارش کلی از وضعیت یک ماه اخیر شرکت تا آن‌جا که به کارمندان مربوط می‌شود برایشان ارسال کنید. جلسه‌های مجازی با تمام اعضای شهر دور نیز باعث می‌شود اتحادی که دوری ممکن است آن را تهدید کند، جبران شود.
سعی کنید ماهی یک بار در یک چت گروهی با کارمندان دورکارتان ارتباط بگیرید. می‌توانید از آن‌ها بخواهید در این چت کارهایی در جهت افزایش اتحاد انجام دهند مثلا تمامی آن‌ها همراه با یک فنجان قهوه و یا چای همراه با بیسکوییتی که اگر در شرکت بودند شما آن‌ها را به آن مهمان می‌کردید، در جلسه مجازی شرکت کنند.
6- احساس رقابت ایجاد کنید. در شرایط دورکاری یکی از اتفاقات مهم و نگران‌کننده‌ای که می‌افتد این است که کارمندان از فضای رقابتی دور می‌شوند.
وقتی همه در کنار هم و در یک دفتر مشغول به کار هستند، مشاهده کار کردن و به این سو و آن سو دویدن‌های سایر کارمندان ایجاد احساس رقابت می‌کند، چیزی که در شرایط دورکاری وجود ندارد. پس یکی دیگر از مهم‌ترین کارهایی که شما می‌توانید انجام دهید تولید این احساس رقابت در فضای مجازی است.
شما می‌توانید به شیوه‌های مختلف این رقابت را ایجاد کنید و یا در یک نرم‌افزار دلخواه، از کارمندانتان گزارش کار روزانه بخواهید. اجازه دهید کارمندان از میزان کار یک‌دیگر آگاه شوند و در فضای بی‌خبری نمانند. درواقع سعی کنید در شهر کوچک دور، تنها روزنامه اتفاقات مهم شهر شما باشید.
این ۶ مورد گفته شده باعث می‌شود شما بتوانید از راه دور کنترل امور را بر عهده بگیرید و شهری با نام دور که خودتان ساخته‌اید و قوانینش را نوشته‌اید به بهترین شکل ممکن اداره شود.
فراموش نکنید دورکاری اگرچه احساس شما از شیوه کنترل سنتی را کمی زیر سوال می‌برد، اما در عوض برای شما فواید ویژه‌‌ای هم دارد که اگر بتوانید به درستی از پس این کار سخت برآیید، سودرسان شرکت شما خواهد بود.
به علاوه در شرایط فعلی که ما نمی‌دانیم ویروس کرونا این مهمان ناخوانده و آسیب‌رسان تا کی قرار است در خانه‌مان بماند، بهترین کار ادامه دادن قرنطینه و حفظ فاصله اجتماعی است و دورکاری موجب حفظ سلامت شما و کارمندانتان می‌شود.
پنج فایده مهم دورکاری برای مدیران
کاهش هزینه‌ها
بی‌شک حضور کارمندان در محیط کاری هزینه‌های مصرفی به دنبال دارد مانند خدماتی که در طول ساعت کاری نیاز دارند هم‌چون هزینه‌های مصرفی متعارف در هر دفتر و قبض‌های آب و برق، فضای بزرگ‌تری که شرکت در صورت داشتن نیروهای بیشتر به آن احتیاج دارد و شما را وادار می‌سازد تا ملک بزرگ‌تری برای شرکت خود تهیه کنید، جلسه‌ها یا همایش‌هایی که شما را وامی‌دارد تا مکانی بزرگ کرایه کنید یا هزینه‌های رفت‌وآمدی را متقبل شوید که به راحتی می‌تواند در یک اتاق ساده و به صورت مجازی انجام گیرد.
جذب نیروهای کارآمدتر
در این شیوه کاری شما دستتان برای انتخاب نیروهای کاری بازتر است چراکه می‌توانید نیروهای مناسب و متخصص برای کار خود را حتی از شهرهای دیگر به استخدام درآورید و این موضوع دست شما را در انتخاب کارمندان برجسته باز می‌گذارد.
ورود احساس آزادی و امنیت خانه به شغل شما
احساس آزادی و امنیتی که افراد در محیط منزل خود احساس می‌کنند، با کار کردن در آن می‌تواند به کار شما ورود پیدا کند. در این شرایط افراد نشاط و رضایت بیشتری را احساس می‌کنند که باعث افزایش کارآیی آن‌ها می‌شود.
کاهش تنش میان کارمندان
ارتباطات فیزیکی و حضوری هرچند مزیت‌های بی‌شماری دارد اما یکی از عیب‌های بزرگ آن افزایش تنش میان کارمندان است. روابط انسانی همواره به‌خاطر پیچیده بودنشان غیرقابل پیش‌بینی و گاهی غیرقابل کنترل می‌شوند.
هرچند در این مقاله به هیچ عنوان قصد نداریم بگوییم راه حل جلوگیری از تنش میان کارمندان حذف ملاقات حضوری است، درواقع منظورمان پاک کردن صورت مسئله نیست، بلکه تنها قصدمان توصیف این نکته است که عدم حضور فیزیکی افراد در یک مکان می‌تواند از ورود انرژی منفی که ممکن است کارمندان گاهی اوقات از زندگی شخصی خود وارد محیط کار کنند، جلوگیری کند. این موضوع صرفا یک توصیف از شرایط دورکاری و فاقد ارزش‌گذاری اخلاقی است.
کاهش درگیری با بیماری‌ها
اکنون که در این چند ماهه اخیر با ویروس کرونا مواجه شدیم، می‌توانیم یک نکته را به مزیت‌های دورکاری اضافه کنیم و آن کاهش درگیری افراد با بیماری‌های ویروسی و مسری است. گاهی حتی یک آنفولانزا یا سرماخوردگی وقتی یکی از اعضای شرکت را درگیر کند می‌تواند به سرعت به سایرین منتقل شده و برای مدتی کار شرکت را دچار اختلال کند.
مزایا و معایب و ناگفته‌های دورکاری برای
کارمندان دورکار
از این جای مقاله روی سخن‌مان با کارمندانی است که دورکاری می‌کنند. داستان فامیل دور و شهر دور که او از آن‌جا آمده است در این بخش هم مصداق دارد. اگر شما کارمند دورکار یا حتی freelancer هستید بیایید برای لحظاتی تصور کنید در شهر انتزاعی دور زندگی می‌کنید، همان شهر محل تولد فامیل دور در سریال کلاه قرمزی. در این شهر که واقعا هم دور نام دارد و یک شهرِ کاری و فعالیت اقتصادی مانند نیویورک است که بر اساس گزارش‌های موسسه تحقیقات آکسفورد مهم‌ترین شهر اقتصادی دنیاست. مانند هر شهر دیگری، در شهر دور هم قوانین مشخص و به‌خصوصی وجود دارد که اگر آن‌ها را بشناسید و به آن‌ها عمل کنید، می‌توانید مطمئن باشید در شهری ایمن و همراه با سود زندگی خواهید کرد.
نکاتی که هر کارمند دورکاری باید بداند
اولین موضوعی که شما به عنوان یک کارمند دورکار باید بدانید این است که شخصیت آدم‌ها با یک‌دیگر متفاوت است. ممکن است برای فردی، دورکاری بهترین حالت کار به شمار رود و برای فردی دیگر این شیوه کسل کننده و حتی غیرقابل تحمل باشد. ممکن است فردی برایش شرایطی مطلوب و دلخواه باشد که بتواند در آن هر ساعت از شبانه‌روز که دلش خواست کار کند و برای فردی داشتن ساعت کاری دقیق و مشخص شیوه مطلوب باشد.
البته این مورد درباره فریلنسرها صادق است نه دورکارها. زیرا دورکارها ساعت کاری مشخصی دارند که باید در آن زمان، آنلاین و در دسترس باشند. پس پیش از هرچیز شخصیت خودتان را بشناسید و اگر دورکاری برایتان غیرقابل تحمل است خود را سرزنش نکنید، این بخشی از شخصیت منحصر به فرد شماست.
اما در شرایط فعلی که جهان درگیر بحران کروناست اغلب ما قدرت انتخاب برای این‌که دورکار باشیم یا نه را نداریم. در این شرایط بسیاری از شرکت‌ها سیاست‌هایشان را بر اساس دورکاری تنظیم می‌کنند. پس چه شما شخصیتی دورکار دارید چه ندارید به دنبال راه‌هایی باشید تا دورکاری بتواند علاوه بر افزایش تمرکز، به شما احساس لذت بدهد.
دورکاری همان اندازه که برای مدیران ممکن است نگران کننده
باشد، برای کارمندان نیز نگران کننده و گاهی دشوار به نظر می‌رسد. یکی از مهم‌ترین
نگرانی‌های دورکاری برای کارمندان از بین رفتن تمرکز در کار در خانه و تفکیک نشدن
محیط کار و استراحت است. این دغدغه کاملا به‌جاست اما نگران نباشید ما این‌جا
هستیم تا برای شما به طور کامل جزئیات قوانین شهر دور را بیان کنیم.
۶ مزیت
دورکاری برای کارمندان
پیش از هر چیز برای این‌که احساس امنیت کنید برای شما از مزیت‌های این شهر خواهیم گفت. به طور کلی ۶ مزیت مهم برای شهر دور یا شهر دورکارها وجود دارد:
کاهش هزینه‌های رفت‌وآمد
هزینه‌های رفت‌وآمد تنها هزینه‌های مالی نیستند، بلکه وقت و انرژی که شما در مسیر رفت‌وآمد به محل کار خود از دست می‌دهید نیز از هزینه‌های مهمی است که شما با دورکاری می‌توانید این سرمایه‌ها را برای خود و خانواده‌تان ذخیره کنید. به‌ویژه اگر در شهرهای بزرگی چون تهران ساکن هستید، ساعت‌هایی که صبح زود و یا بعدازظهرها در ترافیک سنگین و یا شلوغی مترو و اتوبوس‌ها از دست می‌دهید، هزینه‌هایی است که موجب می‌شوند زمان رسیدن شما به محل کار مهم‌ترین انرژی صبحگاه شما از بین رفته باشد و زمان رسیدن به خانه خستگی شما بیشتر از کاری باشد که کرده‌اید.
افزایش امنیت و استقلال، آزادی بیشتر
با دورکاری شما می‌توانید امنیت بیشتری را کسب کنید چرا که خانه همیشه امن‌تر از خیابان است. قرار نیست شما را نگران چیزی کنیم یا بدبین باشیم اما هرچه کمتر مجبور به بیرون رفتن از خانه باشید بالتبع خطر کمتر شما را تهدید می‌کند. به علاوه در دورکاری شما می‌توانید آزادی و استقلال بیشتری را احساس کنید. به‌ویژه اگر فری لنسر باشید. در شیوه دورکاری بسیاری از تعاملات اجباری و اغلب بی‌فایده شما حذف می‌شوند و دیگر مجبور نیستید برای کسانی از همکارانتان که تمایلی به ارتباط با آن‌ها ندارید زمان بگذارید.
کاهش اختلاف‌ها و تنش‌ها بین همکاران و یا با مدیران
هرچند در این‌جا قصد نداریم شما را به تنهایی و انزوا سوق دهیم و یا همان‌گونه که پیش از این گفتیم صورت مسئله را پاک کنیم، اما واقعیت این است که اگر بسیاری از دیدارها و تماس‌های روزانه و اجباری از زندگی ما حذف شوند، بی‌شک تنش‌ها و اضطراب‌های حاصل از ارتباطات پیچیده انسانی نیز کاهش می‌یابند.
انعطاف بیشتر زمان در زندگی روزمره
این‌که شما بر اساس کاری که انجام می‌دهید پاداش و حقوق دریافت کنید و نه بر اساس زمانی که در یک مکان قرار می‌گیرد پیشنهادی مناسب برای کارفرما و کارمندان است. بدین ترتیب زمان شما منعطف می‌شود و می‌توانید به برنامه‌هایی که دوست دارید در زمان‌های دلخواه و مورد نیازتان برسید. بدین ترتیب شما وقت بیشتری برای خرید روزانه و کارهای روزمره و شخصی دارید. در این شیوه نتیجه مهم‌تر از زمان است.
امکان کار برای افراد کم‌توان جسمی و بیمار یا پرمشغله مانند دانشجویان و مادران
این مورد هم بیشتر به فریلنسرها مربوط است. این شیوه کار امکان کسب درآمد را برای افرادی که نمی‌توانند ساعات زیادی دور از خانه بمانند مثل مادران، یا افرادی که زمان‌هایشان به طور کامل دست خودشان نیست مانند دانشجویان و افرادی که به دلیل معلولیت و یا بیماری رفت‌وآمد برایشان دشوار است را به راحتی فراهم می‌کند.
کاهش خطر ابتلا به بیماری‌های ویروسی و واگیردار
اکنون که با شیوع ویروس کرونا در جهان درگیریم می‌توان این مورد را هم به مزایای دورکاری اضافه کرد. حتی درباره بیماری‌های ساده‌ای مانند سرماخوردگی نیز که می‌توانند چند روزی از شما هزینه و انرژی بیهوده تلف کنند این موضوع مصداق دارد.
۶ موردی که باعث می‌شوند شما از دورکاری بترسید
اما در کنار تمام موارد بالا، دورکاری سختی‌ها یا حداقل نگرانی‌هایی نیز برای کارمندان به همراه دارد. به ویژه اگر شما تازه می‌خواهید وارد این شهر جدید شوید. در این‌جا به برخی از مهم‌ترین آن‌ها اشاره می‌کنیم:از دست رفتن زمان یا دشواری نظارت بر زمان در خانه: وقتی شما در بیست و چهار ساعت شبانه‌روز در یک مکان قرار می‌گیرید، نظارت بر زمان دشوار می‌شود.
به عبارتی تفاوت در مکان‌هایی که روزانه در آن‌ها به صورت منظم رفت‌وآمد می‌کنیم، خود به خود زمانمان را تنظیم و نظارت می‌کنند و به زندگی‌مان نظم می‌بخشند. در دورکاری به‌ویژه برای فریلنسرها این امکان وجود ندارد و درواقع تصور این‌که زمان زیادی در اختیار داریم باعث می‌شود نه به درستی کار کنیم و نه به درستی استراحت کنیم. درواقع مهم‌ترین مشکل دورکاری شاید همین دشواری تفکیک فضای زندگی و کار باشد، چه از نظر زمانی و چه از نظر مکانی.
دشواری تمرکز در محیط خانه
بسیار طبیعی است که وقتی شما در محلی که به عنوان محل زندگی روزانه، پخت‌و پز، مطالعه، تفریح، مهمانی و استراحت در ذهنتان تعریف شده، شروع به کار می‌کنید نتوانید در این فضا به‌خوبی تمرکز کنید. خود را سرزنش نکنید و بدانید که مغز ما عادت می‌کند در محلی که مکان خواب همیشگی شماست، کار جدی نکند، یا در محلی که همیشه در آن آشپزی یا نظافت کرده‌اید، همواره به دنبال تمیز کردن و کارهای روزمره باشد.
درواقع شما ذهنتان را برای مدت‌ها به این شیوه تربیت کرده‌اید. ممکن است برایتان پیش بیاید که زمانی که روی میز ناهارخوری، لپ‌تاپ‌تان را جلوی خود گذاشته‌اید که کار کنید، بی‌اختیار بلند شوید و ناگهان ببینید که دستمال به دست دارید مانده غذاهای روز قبل را از میز پاک می‌کنید یا سرگرم برداشتن دانه‌های برنجی شده‌اید که روی زمین ریخته است.
سر و صدا و حضور اعضای خانواده
خیلی چیزها در خانه وجود دارد که ممکن است تمرکز شما را به هم بزند و مهم‌ترین آن‌ها اعضای خانواده هستند. بی‌شک شما آن‌قدر اشتراکات زیادی با آن‌ها دارید که کار کردن در حضورشان را مختل کند. حالا تصور کنید اعضای خانواده نیز مشغول کارهایی چون تماشای تلویزیون، بازی، حرف زدن با تلفن درباره مسائلی که بالاخره مستقیم یا غیرمستقیم به شما هم مربوط می‌شوند، هم باشند.
کم‌رنگ شدن مقایسه و رقابت با سایر همکارها
این مسئله یکی از مهم‌ترین مسائل شما در دورکاری است. وقتی در یک محیط کاری قرار می‌گیرید که همکاران در کنار شما مشغول کار هستند، همین فضای کاری و تماشای افراد مشغول کار در شما احساس رقابت ایجاد می‌کند و خواسته یا ناخواسته خود و میزان کارتان را با آن‌ها مقایسه می‌کنید. متأسفانه در کار در منزل از این رقابت و تماشای فضای کاری محروم هستید.
کاهش ارتباطات اجتماعی
انسان موجودی اجتماعی است و حتی اگر شما انسانی منزوی هم باشید ممکن است تعاملات با همکاران در زندگی روزمره به شما احساس مطلوبی بدهد. نمی‌خواهم نگرانتان کنم اما حتی ممکن است در زمان ورود به شهر دور برای مدتی احساس افسردگی ناشی از تنهایی را هم تجربه کنید. کار در خانه به نوعی از دست دادن زمان‌های نوشیدن چای و قهوه و یا صرف ناهار در کنار همکاران و گپ و گفت راجع به کار و فضای کاری نیز محسوب می‌شود.
احساس دیده نشدن از طرف مدیران
یکی دیگر از مسائل پررنگ در دورکاری احساس دیده نشدن از طرف مدیران است. همه ما به تشویق و تأیید نیازمندیم و یکی از کارکردهای مهم فعالیت اقتصادی در زندگی ما دریافت همین تأییدهاست. بسیاری از این تأییدها کلامی نیستند، ممکن است لبخندی که یک مدیر به شما می‌زند و یا نگاهی کوچک اما تحسین‌آمیز بعد از انجام درست یک مأموریت، احساس تأیید و دیده شدن و درنتیجه مهم انگاشته شدن را در شما تقویت کند.
در محیط خانه شما دقیقا نمی‌دانید احساس مدیران شما به شما چیست. زیرا بسیاری از ارتباطات ما غیرکلامی هستند. ارتباطاتی مهم که در شهر دور خبری از آن‌ها نیست.
۶ راهکار اساسی برای حل مشکلات دورکاری برای
کارمندان
در این شش موردی که گفتیم حسابی نگرانتان کردیم. اما قصد ما تنها این بود که نسبت به شهر انتزاعی و جدیدی که وارد آن می‌شوید کمی هوشیارتر و آگاه‌تر باشید. گفتیم این شهر قوانین مخصوص خودش را دارد و این قوانین اگر رعایت شوند، دیگر دچار مشکل نخواهید شد.
به ازای هر مشکلی که مطرح کردیم یک راه‌حل هم برای شما داریم. پس این شما و این شش راهکار برای حل مشکلات دورکاری:
مدیریت زمان
وقتی دورکار هستید به ویژه اگر نیروی فریلنس محسوب می‌شوید مجبورید زمانتان را مدیریت کنید. برای این کار نمی‌خواهم پیشنهاد متعارفی ارائه دهم و بگویم حتما در ساعات اداری مشغول به کار شوید. اتفاقا می‌خواهم بگویم اول خودتان را بشناسید. بسیاری از افراد، روزکار هستند و برخی از افراد نیز شب‌کارند.
درواقع ذهن هر فرد به‌گونه‌ای متفاوت و منحصر به فرد طراحی شده است. ممکن است شما آدمی باشید که از غروب به بعد بهتر بتوانید تمرکز و کار کنید و یا شاید اصلا صبح‌ها نتوانید از مغزتان بهره‌وری مناسبی بکشید. پس ابتدا خودتان را بشناسید و این را هم بدانید که ذهن ما بیشتر از آن که دارای ویژگی ذاتی باشد، با عادت شکل می‌گیرد.
یعنی ممکن است خودتان عادتی را به ذهنتان تحمیل کرده باشید. در هر صورت ابتدا ظرفیت‌های ذهنی خود را بشناسید و سپس بر اساس آن‌ها یک برنامه‌ریزی مشخص را پایه‌ریزی کنید. برای مثال روزی هشت ساعت را در بیست و چهار ساعت شبانه‌روزتان برای کار اختصاص دهید و هر روز در همان زمان به کارتان بپردازید.
این‌که این روند منظم باشد خیلی به افزایش تمرکز و کارآیی مغزتان کمک می‌کند. بیدار شدن و خوابیدن در ساعاتی مشخص، کار کردن و استراحت در زمان‌های تعیین شده می‌تواند از نظر زمانی به طور کامل زندگی و کارتان را از هم تفکیک کند. سعی کنید ذهنتان را به این برنامه‌ریزی عادت دهید.
تفکیک فضای کار
این‌که شما در خانه کار می‌کنید به این معنا نیست که می توانید در هرجای خانه و به هر شکلی که دوست دارید کار کنید. البته می‌توانید اگر خواستید روی تخت هم به کارتان مشغول شوید، اما حرف ما درباره همان قوانین نانوشته شهر انتزاعی دورمان است که اگر رعایت شوند می‌توانند نگرانی‌های شما را رفع کنند.
پس لطفا و در صورت امکان یک مکان مشخص را برای کار خود در نظر بگیرید. اگر این امکان را ندارید که یک اتاق مجزا مخصوص کار داشته باشید سعی کنید با خلاقیت خود بخشی از خانه را تبدیل به یک میز کار کوچک برای خودتان بکنید. ترجیحا اگر میزتان پشت به محیط خانه و مثلا رو به پنجره قرار بگیرد فضای شما را مشخص‌تر و مجزاتر می‌کند.
این مسئله شبیه به قراردادهای تئاتر است. همان‌گونه که در تئاترهای غیرواقع‌گرا گاهی بازیگر با دور زدن دور صحنه، گذر از یک مکان به مکان دیگر را به شما نمایش می‌دهد، شما هم با پشت کردن به محیط خانه، می‌توانید خروج از محیط خانه و ورود به محیط کار را برای خودتان و اعضای خانواده قرارداد کنید. توجه داشته باشید که حتی قرار دادن یک نشانه کوچک بر روی میزتان می‌تواند بر تفکیک فضای زندگی و کار بسیار تأثیرگذار باشد.
مثلا قرار دادن یک تقویم رومیزی اداری یا یک لیوان با لوگوی شرکتی که در آن کار می کنید و یا خودکار آن شرکت همگی هرچند کوچک هستند اما کمک بسیاری به تفکیک فضاها می‌کنند، زیرا تمام این موارد قراردادهایی نانوشته هستند که شما آن‌ها را تعیین می‌کنید. شما می‌توانید این کار را با موسیقی بدون کلام و یا تغییر نور، مانند قرار دادن یک چراغ مطالعه بر روی میز هم انجام دهید.
تفهیم ارزش کار در خانه برای خود و اعضای خانواده
این کار ممکن است کار دشواری باشد. شما باید به‌گونه‌ای با اعضای خانواده و در ارتباط با کارتان برخورد کنید که آن‌ها را متوجه اهمیت کار خود و فضایی که برای کار بدان نیاز دارید، بکنید. اکثر افراد به ویژه در جوامع سنتی تنها کاری را کار می‌دانند که فرد از خانه بیرون برود و خیس عرق و خاک و سیمان به خانه برگردد. اما شما ناچارید برای اعضای خانواده شیوه کاری و اهمیت کاری که با مغزتان انجام می‌دهید را تبیین کنید.
بخشی از این تبیین کردن می‌تواند با برگزاری یک جلسه خانوادگی و توضیح و شرح کار و فعالیتتان و شرایطی که برای انجام آن نیاز دارید باشد، بخشی دیگر را اما رفتارتان مشخص می‌کند. مثلا وقتی خودتان با هر بهانه کوچکی از میز کار بلند می‌شوید و آماده‌اید حواستان پرت اتفاقی در خانه شود، وقتی شما با لباس راحتی کار می‌کنید و در هنگام کار با ناخن لای دندان‌هایتان را تمیز می‌کنید، چگونه از دیگران انتظار دارید کار شما را جدی بگیرند.
مقصودم این نیست که خودتان را عذاب دهید و هر روز در خانه با کفش و کراوات، یا مقنعه راه بروید، اما پوشیدن لباسی متفاوت از لباس خانه و استراحت و داشتن رفتاری که مورد پسند اجتماع است می‌تواند هم به خانواده و هم مهم‌تر از آن به خودتان، تفکیک فضای کار و خانه را به صورتی واضح و جدی القا کند.
پس پیش از هر چیز برای کاری که می‌کنید ارزش قائل شوید. به یاد بیاورید زمان‌هایی را که در دوران مدرسه برای یک امتحان درس می‌خواندید و تمام اعضای خانواده را مجبور می‌کردید سکوت کنند و شرایط را به شیوه‌های کودکانه خود برای درس خواندن آماده می‌کردید. اکنون همین کار را بالغانه انجام دهید.
حفظ ارتباط کاری با شرکت و همکاران
سپری کردن اوقات در بی‌خبری واقعا کار دشواری است. این موضوع آدم را برای آینده کاری خود و حتی شرکتی که برای آن کار می‌کند، دل‌نگران می‌سازد. پس هیچ‌وقت اجازه ندهید در شرایط بی‌خبری از وضعیت کاری همکاران و شرکت قرار بگیرید. سعی کنید در زمان‌هایی که برای کار مشخص کرده‌اید حتما در روز یک بار با همکارانتان در ارتباط باشید و از آن‌ها شیوه‌های کارشان و این‌که چگونه در شرایط دورکاری به انجام کار مشغولند را جویا شوید.
حفظ ارتباط با مدیران نیز می‌تواند در شهر دوری که هستید، انگیزه‌بخش باشد. یکی از پیشنهادات مفید در این زمینه تشکیل گروه‌هایی در فضاهای مجازی واتساپ و تلگرام و... است. این گروه‌ها علاوه بر حفظ ارتباط می‌توانند شما را از میزان پیشرفت پروژه‌های دیگر همکارانتان نیز آگاه کنند.
ایجاد ارتباطات تصویری و استفاده از نرم‌افزارهای ارتباطی
یکی از کارهای بسیار مفیدی که می‌توانید در شهر دور انجام دهید این است که برای مثال یک ساعت مشخص را در روز با تعدادی از همکارانتان قرار بگذارید که همگی با هم به مدت مشخصی مثلا پانزده دقیقه چت گروهی و تصویری کنید و با نوشیدن قهوه و چای ارتباط‌های دوستانه/ کاری را حفظ کنید.
شما و همکارانتان حرف‌های مشترکی دارید که به واسطه داشتن شغل مشترک، مدیران مشترک و فرآیند کاری مشابه بین شما شکل می‌گیرند، پس این کافه مجازی در شهر انتزاعی دور می‌تواند دلگرمی مهمی برای شما به حساب بیاید.
حفظ ارتباط مداوم و مستمر با مدیران
خیلی مهم است که اکنون که تکنولوژی تا این اندازه پیشرفت کرده است، ثابت کنیم از دل نرود هر آن‌که از دیده رود. این کار هم تنها با حفظ ارتباطات از طریق همین تکنولوژی‌های ارتباطی امکان‌پذیر است. سعی کنید حداقل هفته‌ای یک مرتبه با مدیران خود ارتباط تصویری برقرار کنید.
این موضوع باعث می‌شود آن بخش از ارتباطات غیرکلامی را نیز که گفتیم بخش عمده‌ای از زندگی ما را تحت تأثیر قرار می‌دهند را از دست ندهیم. هم‌چنین این مسئله در دورکاری بسیار اهمیت می‌یابد که در ساعات کاری در دسترس باشید.
این نکته را بدانید که مدیران غالبا نگران این هستند که وقتی شما جلوی چشمشان نیستید حقیقتا مشغول کار هستید یا خیر، درواقع حضور شما در شهر دور در آن‌ها احساس نگرانی ایجاد می‌کند. پس هرگز این اشتباه را مرتکب نشوید که آن‌ها احساس کنند نمی‌توانند در ساعات کاری به شما دسترسی داشته باشند.
به علاوه تلفن زدن به مدیران و برای مثال پرسیدن سوالات کاری می‌تواند این پیام را به آن‌ها ابلاغ کند که شما با این‌که دور هستید اما دل‌مشغولی‌های کاری برایتان هم‌چنان پررنگ هستند. به عبارتی شما دور هستید اما نه به معنای متضاد نزدیک، بلکه به معنای همان شهر انتزاعی که ذکرش رفت، شهری که همه دورکارها در آن هستند.
در این مطلب سعی کردیم تمام آن‌چه کارفرمایان و کارمندان نیاز دارند درباره دورکاری بدانند را با جزئیات مطرح کنیم تا شما اگر کارمند هستید و یا مدیر، اگر فریلنسر هستید و یا دورکار بتوانید شرایط ایده‌آل کاری خود را در خانه بسازید و محیطی امن و کارآمد را بدون نیاز به کنار هم قرار گرفتن، در کنار هم اما دور از هم بسازید. اگر به این پیشنهادها عمل کردید پس به آرمان‌شهر دور خوش آمدید.
چنان‌چه این پیشنهادات توانستند به شما در ایجاد شرایط مطلوب کاری کمک کنند و یا اگر پیشنهاد و یا انتقادی در رابطه با دورکاری و جزيیاتی که ما در مقاله گفتیم، دارید ما همیشه هستیم تا با کمک شما مطالب‌مان را کامل‌تر کنیم. در این روزهای کرونایی دور باشید اما قلبتان نزدیک.
